Política de reembolso em viagens corporativas: como estabelecer?

As viagens corporativas envolvem muito planejamento, tanto por parte da empresa, quanto por parte do colaborador. Há direitos e deveres a serem cumpridos pelas duas partes, e para que eles sejam respeitados, é preciso estabelecer uma política de viagens.

Nela, muitos itens devem ser abordados, como deslocamento, hospedagem, alimentação e despesas. Mas e quando algo sai fora do planejado? Como controlar os gastos extras e como o viajante pode ser ressarcido? Para isso existe a política de reembolso de despesas com viagem e é sobre ela que vamos tratar neste texto. Acompanhe.

Entenda a importância da política de reembolso

A gestão de uma viagem corporativa precisa ser transparente. Ela servirá de guia para a definição do orçamento, das atividades e do controle de despesas. Normalmente a empresa inclui todas as informações da viagem no planejamento e explica ao funcionário como ele deve agir.

Mas existem alguns itens que podem fazer parte das viagens e não necessariamente estão inclusos no plano de viagem. Além disso podem surgir imprevistos. Como agir nesses casos?

A organização e o controle financeiro são as principais razões que apontam a importância da elaboração de uma política de reembolso. A gestão precisa definir como devem ser realizados os gastos, em função do prazo e a forma de compensação que o reembolso deve ocorrer.

Pode parecer complicado, mas na verdade trata-se de uma estratégia que beneficia as duas partes e ainda pode ajudar na redução de custos. Em algumas instituições, essas boas práticas são incentivadas com prêmios.

A seguir, vamos apresentar um passo a passo explicando como a empresa pode implementar a política de reembolso, além de orientar o funcionário sobre como funciona essa vertente, e como ele pode contribuir para que o trabalho remoto seja produtivo e econômico. Portanto, confira as vantagens da prática e os benefícios alcançados com a redução de custos.

Veja o que a legislação trabalhista diz sobre o tema

De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), os principais itens abordados nessa temática são: diárias, horas extras e reembolsos. O artigo 75-D trata sobre o trabalho remoto e orienta sobre o restabelecimento de despesas arcadas pelo empregado.

Ele define que o reembolso deve ser previsto em contrato e não integra a remuneração do empregado. Confira os detalhes.

Diárias

As diárias da viagem, como hospedagem e aluguel de carro, são de responsabilidade do empregador. Para isso é importante estabelecer uma política de viagens com teto para os gastos.

Horas extras

O trabalho remoto segue a mesma quantidade de horas trabalhadas na sede da empresa. Todos os compromissos, atividades e deslocamentos precisam respeitar as horas diárias da função, conforme registro na carteira de trabalho.

Se tudo acontecer dentro desse limite, não há necessidade de pagar horas extras. Mas caso haja eventos, treinamentos e reuniões que extrapolam o horário convencional, o empregador deverá pagar as horas extras financeiramente ou em horas/dias de folga.

Vale lembrar que o deslocamento também conta como horário de trabalho. Portanto, caso o funcionário realize voos longos, com conexões ou escalas, ou mesmo um trajeto terrestre maior que o esperado, no fim do dia esse saldo pode configurar hora extra e também deverá ser ressarcido.

Reembolso

De acordo com a legislação trabalhista, os reembolsos são cabíveis quando o colaborador representa a empresa fora do seu ambiente normal de trabalho. Porém, esta prática deve ser regida pela política de viagens da empresa, que define como ocorre o reembolso.

Há duas formas comuns: a primeira orienta que o colaborador pague as despesas do seu bolso e posteriormente a empresa concede o reembolso, e a segunda sugere que a instituição forneça um adiantamento para o funcionário. Caso haja necessidade de complemento, o mesmo recebe a diferença.

Nos dois casos exige-se a documentação dos gastos. Recibos, comprovantes, tíquetes, todos os itens que comprovem as despesas extras devem ser guardados e apresentados juntamente a um relatório detalhando as atividades.

Também é importante que haja um prazo delimitado para que o ressarcimento aconteça. Todas essas informações podem ser consultadas na política de viagens da empresa.

Acidentes

Durante a viagem, o funcionário está sob a tutela do contratante. Isto é, caso ele sofra algum acidente, a responsabilidade é da empresa, que deverá prestar a assistência necessária.

Se isso acontecer, o primeiro passo é informar imediatamente à Comunicação de Acidente de Trabalho, como prevê a CLT. Portanto, é recomendado que o colaborador não realize atividades que coloquem sua segurança ou sua saúde em risco durante a viagem de negócios.

Para prevenir problemas, a empresa deve garantir um seguro viagem, bem como o atendimento em um plano de saúde para eventualidades. Quando se trata de uma viagem internacional, ele é obrigatório.

A maioria dos países europeus exigem que os visitantes tenham seguro para entrar no país. Em alguns casos pode ser necessário recorrer a uma assistência médica e jurídica.

Despesas

A viagem de negócios deve oferecer toda a estrutura necessária para que o funcionário desempenhe o seu trabalho. O ideal é que antes de partir, haja uma reunião na empresa e um contrato especificando cada item, como transporte, gasolina, alimentação credenciamento e despesas extras.

Tudo o que implica no propósito da viagem deve ser avaliado e garantido. Com uma política de viagens clara e uma política de reembolso definida, é possível acrescentar conveniência para oferecer mais conforto a todos.

Confira as vantagens da política de reembolso

Inicialmente é preciso entender que a política de reembolso é uma proteção legal à empresa e uma garantia ao trabalhador de que a viagem corporativa acontecerá com todas as estruturas e ferramentas necessárias. Ela oferece organização, segurança e praticidade a todos os envolvidos. Além disso, algumas características se destacam. Veja.

Facilita a gestão financeira

Todo negócio precisa de uma boa gestão e a área financeira é uma das que requerem mais atenção. O uso de relatórios e de comprovantes de gastos é fundamental para organizar e monitorar os custos. Em viagens corporativas não é diferente: a documentação e a política de reembolsos favorecem à segurança no controle financeiro.

É importante ter documentado o que entrou, o que saiu e o saldo. Isso ajuda a manter o controle periódico e também ajuda no levantamento de estatísticas para planejamentos futuros, tornando a gestão mais inteligente e eficiente. Com isso, é possível apontar o período ou destino mais econômico, os investimentos bem-sucedidos e eventos que podem ser cortados para economizar.

Ferramentas como self booking são essenciais para realizar a gestão de viagens. Elas exercem o cálculo da média de cada colaborador gasta em uma viagem, medem intervalos entre viagens, demonstram os colaboradores que estão trabalhando remotamente e quais serão os próximos.

Além disso, ajudam nas estratégias econômicas e de fidelização de companhias aéreas, hotéis, transfer e eventos. Com isso, a empresa tem maior facilidade na gestão, organização e no planejamento de futuras viagens.

Estimula a motivação dos colaboradores

Assim como uma contração para determinado cargo, a viagem de negócios requer uma relação conjunta de empregador e funcionário. O documento que rege a política de reembolso precisa ser definido e discutido com todos os envolvidos.

O objetivo é deixar a relação mais transparente, oferecendo conforto e segurança para ambos. Dessa forma, os colaboradores sentem-se mais motivados, pois estão assegurados de que podem desenvolver o trabalho em trânsito com toda a assistência necessária.

A tranquilidade do ressarcimento faz com que eles procurem pelos melhores serviços e dediquem-se para cumprir os seus objetivos de viagem. Caso seja necessário pagar uma despesa extra, não vão apresentar dificuldades. Com isso, o trabalho será mais assertivo e produtivo.

O conforto proporcionado pela política de reembolsos só traz benefícios, deixando os viajantes mais confiantes e motivados em desempenhar o melhor trabalho. É um estímulo de mão dupla, pois a empresa colhe toda essa dedicação com frutos de boas negociações, novos clientes e retorno financeiro.

Saiba como criar uma política de reembolso eficiente

Solicite uma consultoria profissional

Se a sua empresa está iniciando no ramo de viagens corporativas ou mesmo deseja dar um upgrade nessa área, deve considerar a ajuda de uma consultoria. É importante avaliar o histórico, o momento atual e os planos da corporação para definir ou reformular a sua política de viagens.

Baseado nisso, a consultoria auxilia a criação de uma estratégia organizacional, focando em atividades efetivas e práticas. Para isso, você deve consultar diferentes empresas até escolher uma que identifique-se e esteja alinhada com os valores, objetivos e missão da instituição.

Caso o seu ramo exija muitas viagens ao longo do ano, é interessante criar um setor específico para essa área, em vez de contratar uma empresa para desenvolver um serviço pontual. De acordo com as necessidades, fica a critério da instituição ter uma consultoria pontual ou permanente.

Entenda a realidade da empresa

É importante dimensionar o tamanho da empresa, avaliar o histórico e as metas. É necessário ter clareza de onde a empresa veio, onde ela está e onde ela quer chegar. Isso é um exercício básico, mas fundamental para definir investimentos como o trabalho remoto. Algumas perguntas podem nortear o seu briefing:

• Quais são os objetivos profissionais nas viagens de negócios?
• Que investimentos já foram feitos nessa área? O que deu certo e o que deu errado?
• Quantas pessoas viajam a trabalho por ano?
• Quais os cargos desses viajantes e com que frequência realizam essas viagens?
• Quais os resultados alcançados com negociações externas?
• Como melhorar os investimentos nessa área para obter melhores resultados?

Com essa análise é possível traçar um caminho a ser percorrido. Mas é importante que os principais envolvidos nesse trabalho colaborem com a investigação. Reúna o máximo de pessoas possíveis, pois quanto maior for a divergência, melhor será para a descoberta de ideias.

Entenda e respeite a lei

Os direitos trabalhistas devem ser assegurados em qualquer situação. Por isso estude bem o assunto e consulte o departamento jurídico para tirar dúvidas. Veja o que a lei fala sobre reembolso e evite processos trabalhistas.

Itens como hospedagem, alimentação, deslocamento, transporte, seguro, combustível, locação de carros, pedágios e tarifas de estacionamentos devem ser reembolsados.

Estabeleça limites para cada despesa

A política de viagens indica um teto para cada despesa e o self booking é a ferramenta mais recomendada para realizar a gestão financeira.

Mas quando se trata de despesas reembolsáveis é preciso determinar quais são os gastos que podem ser restituídos, qual o limite para cada cargo, o orçamento da viagem e o prazo para reembolso. Transparência é essencial para a sua organização.

Crie mecanismos de controles automatizados

O processo de reembolso geralmente é burocrático, pois trata-se da apresentação de notas fiscais, recibos e comprovantes, além de relatórios das despesas. O tratamento manual dessas informações é passível de erros, além de ocupar mais tempo.

Atualmente existem soluções para tornar esse processo mais prático e dinâmico, otimizando a rotina da empresa. Ferramentas online, com armazenamento em nuvem, são uma boa saída para controlar os reembolsos, além de diminuir as possibilidades de erros e de fraudes.

Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia da informação é uma área crescente no mercado de trabalho. De acordo com as necessidades, a empresa pode desenvolver novas plataformas para os mais variados fins.

No caso da política de reembolso, além do controle, é possível economizar tempo e levantar dados relevantes para a gestão de viagens de negócios: gastos nacionais, internacionais e regionais, orçamento por cada área da empresa, fundos para projetos, premiação de funcionários e muito mais. Ou seja, não trata-se apenas de economia, mas do uso de um sistema inteligente para o melhor funcionamento da empresa.

Conscientize seus colaboradores e incentive-os

A política de viagens e de reembolso deve ser de conhecimento de todos os colaboradores. Além de explicar como funciona, é preciso detalhar os benefícios e reforçar a sua importância para o funcionamento do negócio.

Tire todas as dúvidas que surgirem e esteja aberto a sugestões. Se possível, estabeleça incentivos para motivá-los. Com o trabalho em equipe, todos têm a ganhar com a economia de gastos e com o consequente crescimento da empresa.

Descubra estimular o crescimento da empresa no mercado

Política de viagens é um assunto que está em constante evolução. Novas formas de viajar e novas tecnologias surgem a cada dia, portanto informe-se sobre novidades dessa área e estude como o mercado está se comportando. Peça feedbacks aos seus colaboradores viajantes e periodicamente fortaleça o seu planejamento de viagens.

Com a criação e melhoria da política de reembolso de despesas com viagem é mais fácil percorrer esse caminho. Somando esforços é possível manter a empresa estável, alcançar metas e levantar o seu negócio, para destacar-se diante do mercado.